Як запобігти суперечкам щодо запасів між складами 3PL та їхніми клієнтами

Склади сторонньої логістики (3PL) часто керують запасами для кількох клієнтів під одним дахом. Кожен клієнт може мати різні продукти, графіки отримання, вимоги до замовлень, правила власності на запаси та очікування щодо звітності. Коли інвентарні записи не відповідають фізичним запасам, можуть виникнути розбіжності через відсутність піддонів, неправильну кількість, пошкоджені товари, затримку оновлень або незареєстровані рухи запасів.

Суперечки щодо запасів можуть забирати дорогоцінний час для менеджерів складів, команд обслуговування клієнтів і менеджерів з роботи з клієнтами. Вони також можуть затримувати виконання замовлення, ускладнювати виставлення рахунків і послаблювати відносини з клієнтами. Щоб запобігти цим суперечкам, потрібно більше, ніж проводити періодичні підрахунки запасів. Склад 3PL потребує узгоджених записів транзакцій, чітких обов’язків, надійного керування місцеположенням і задокументованого процесу дослідження розбіжностей.

У цьому посібнику пояснюється, як оператори 3PL можуть зменшити суперечки щодо запасів із клієнтами, покращити відстеження запасів і встановити більш надійні процедури контролю запасів.

1. Зрозумійте поширені причини спорів щодо запасів 3PL

Спори щодо інвентаризації зазвичай виникають, коли фізичне переміщення товарів і відповідні записи не узгоджуються. Склад може містити правильні продукти, але реєструвати неправильну кількість або місцезнаходження. Крім того, система інвентаризації може показувати товари, які неможливо знайти під час фізичної перевірки.

До поширених причин належать:

• Отримання розбіжностей:Доставлена ​​кількість відрізняється від замовлення на купівлю, попереднього сповіщення про доставку або документів на доставку.
• Незареєстровані рухи запасів:Піддони переміщуються між місцями без виконання необхідної транзакції.
• Помилки підбору:Вибрано неправильну кількість або запаси розподілено на неправильне замовлення клієнта.
• Пошкодження і нестачі:Товари пошкоджені, відсутні або непридатні для використання, але статус запасів не оновлюється.
• Плутанина щодо власності клієнта:Продукти, що належать різним клієнтам, не чітко ідентифіковані в складських документах.
• Відкладені оновлення системи:Фізичні операції завершуються до оновлення інвентарних записів.
• Нечіткі операційні обов'язки:Склад і клієнт не погоджуються щодо того, хто повинен перевіряти, звітувати або затверджувати коригування запасів.

Важливо визначити основну причину. Багаторазове змінення кількості запасів без дослідження процесу, який спричинив розбіжність, може тимчасово вирішити один запис, дозволяючи тій же проблемі повторитися.

2. Встановіть чіткий процес перевірки отримання

Отримання є однією з найважливіших контрольних точок на складі 3PL. Якщо кількість, ідентичність продукту або стан вхідних товарів зареєстровано неправильно, помилка може вплинути на кожну наступну транзакцію інвентаризації.

Коли товари прибувають, складський персонал повинен дотримуватися послідовної процедури перевірки, яка відповідає угоді про надання послуг та доступній інформації для відправлення.

Практична процедура отримання повинна включати:

1. Перевірте номер відправлення та клієнта або обліковий запис, якому належать товари.
2. Порівняйте отримані продукти з відповідними документами про доставку та інформацією про очікуване відправлення.
3. Перевірте SKU, кількість піддонів, кількість та інші необхідні ідентифікатори.
4. Огляньте видимі пошкодження упаковки або інші винятки відповідно до процедури отримання.
5. Зафіксуйте нестачу, надлишкову кількість, неідентифіковані товари або пошкоджені елементи до завершення транзакції отримання.
6. За потреби знімайте підтверджуючі докази, наприклад фотографії, підписані документи про доставку або звіти про винятки.
7. Підтвердьте, що запис про отримання введено в систему управління складом.

Наприклад, якщо в документі про доставку зазначено 24 піддони, але отримано лише 23, невідповідність слід задокументувати на етапі отримання. Запис 24 піддонів без перевірки може призвести до суперечки пізніше, коли клієнт запитає відсутній інвентар.

На складі також слід розрізняти кількість, підтверджену в доці, та кількість, повідомлену перевізником або постачальником. Ці цифри можуть відрізнятися, і записи повинні зберігати цю відмінність, якщо це необхідно.

3. Чітко відокремте інвентар клієнтів

У об’єкті 3PL для кількох клієнтів право власності на запаси має залишатися чітким, навіть якщо продукти зберігаються в одній будівлі або в одній загальній зоні зберігання.

Розділенням клієнтів можна керувати за допомогою записів складської системи, етикеток продуктів, ідентифікаторів піддонів, кодів місць або комбінації цих елементів керування. Відповідний метод залежить від складських систем, контрактів з клієнтами, характеристик продукту та операційних процедур.

Важливі засоби контролю включають:

• Призначте кожен запис інвентаризації до правильного облікового запису клієнта.
• Використовуйте послідовні правила ідентифікації SKU та продукту.
• Підтримуйте чіткий зв’язок між ідентифікаторами піддонів та записами про запаси.
• Визначте, чи дозволені спільні ряди стелажів або зони зберігання.
• Перевірте право власності клієнта перед підбором, передачею, консолідацією або випуском товарів.
• Зберігайте обмежений, карантинний або спірний інвентар окремо від наявного запасу.

Різні клієнти можуть мати подібні продукти або використовувати різні коди для порівнянних товарів. Складський персонал не повинен вважати, що візуально схожі товари взаємозамінні. Обліковий запис клієнта, SKU, деталі партії або партії, де це можливо, і статус інвентарю слід перевірити до завершення транзакції.

Докладніше про організацію фізичного зберігання див. у посібнику JINHUI Rackорганізація палетних стелажів на складі 3PL з кількома клієнтами.

4. Записуйте кожен рух запасів

Суперечки щодо інвентаризації часто виникають, коли товари фізично переміщуються, але відповідна системна транзакція відсутня, затримана або призначена для неправильного розташування.

Піддон може переміщатися з місця прийому на тимчасове розміщення, потім у стелаж, пізніше в зону комплектування та, нарешті, на вихідне розміщення. Кожне переміщення має відповідати процедурі транзакцій на складі, щоб можна було відстежити історію запасів.

Для кожного відповідного руху склад повинен фіксувати:

• Ідентифікатор продукту або палети.
• Обліковий запис клієнта та SKU.
• Початкове та цільове розташування.
• Кількість переміщена.
• Дата й час транзакції, які підтримуються системою.
• Оператор або відповідальний процес, де це записано.
• Причина руху, якщо потрібно.

Особливої ​​уваги потребують місця тимчасового зберігання. Якщо піддон переміщується в зону переповнення під час періоду завантаженості, нове місце має бути зафіксоване, а не розглядатися як неофіційне місце зберігання.

Послідовні записи про місцезнаходження також допомагають складським командам з’ясувати, чи відсутні запаси фактично залишили об’єкт або їх просто перемістили в інше місце зберігання.

5. Використовуйте керування розташуванням стійки для покращення відстеження

Складський інвентарний запис має пов’язувати продукт із його фізичним місцезнаходженням. Знати, що клієнт має загалом 50 піддонів, менш корисно, коли склад не може визначити, де зберігаються ці піддони.

Послідовна структура розташування стелажа може включати зону, ряд, відсік і рівень зберігання. Точний формат має бути сумісним із структурою складу та системою управління запасами.

Наприклад, такий код розташування, як A-03-02-04, може ідентифікувати конкретну зону, ряд, відсік і рівень, якщо це те, як склад визначив свою структуру розташування. Сам код корисний лише тоді, коли він послідовно застосований і зіставлений із фактичним фізичним розташуванням.

Корисні практики включають:

• Чітко та послідовно позначайте місця розташування стелажів.
• Підтримуйте точне відображення між фізичними позиціями та системними записами.
• Місце запису змінюється миттєво.
• Перевірте пункт призначення, перш ніж прибрати піддон.
• Перевірте фізичне місцезнаходження під час розслідування зниклого або загубленого інвентарю.
• Переконайтеся, що тимчасові локації включені в процес контролю запасів.

Інтеграція системи управління складом може додатково підтримувати цей процес, зв’язуючи транзакції інвентаризації з певними місцями зберігання. Дізнайтеся більше в статті JINHUI Rack проінтеграція палетних стелажів із системою управління складом.

6. Визначте статус інвентаризації та правила обробки винятків

Не кожен піддон, фізично присутній на складі, слід розглядати як наявний запас. Товари можуть бути пошкоджені, очікують на перевірку, підлягають утриманню клієнта, віднесені до замовлення або очікують підтвердження права власності.

Якщо ці статуси не керуються узгоджено, клієнт і склад можуть повідомляти про різні кількості, навіть якщо обидва стосуються одного фізичного запасу.

Склад повинен визначити статуси інвентаризації, які використовуються в його системі, і пояснити, коли застосовується кожен статус.

Це ілюстративні категорії. Оператор 3PL повинен використовувати статуси, які відповідають його конфігурації WMS, клієнтським угодам і робочим вимогам.

Якщо повідомляється про розбіжності, необхідно обробляти відповідний інвентар відповідно до визначеної процедури. Це може включати перевірку сусідніх місць, перегляд останніх транзакцій, підтвердження інструкцій клієнта та обмеження подальших переміщень, якщо це необхідно.

7. Створіть стандартний процес дослідження невідповідності запасів

Коли клієнт повідомляє про відсутність або надлишок запасів, на складі слід виконати повторний процес дослідження, а не негайно змінювати кількість системи.

Структурований процес може включати такі кроки.

1. Зареєструйте невідповідність:Запишіть клієнта, SKU, спірну кількість, повідомлене місцезнаходження та дату виявлення.
2. Перевірте фізичний запас:Перевірте призначене положення стелажа, найближчі місця, зони тимчасового зберігання та інші затверджені місця, що стосуються розслідування.
3. Переглянути історію транзакцій:Вивчіть записи про отримання, відправлення, поповнення, комплектування, передачу, повернення та коригування.
4. Перевірте підтверджуючі документи:Перегляньте записи про доставку, документи замовлення, фотографії, звіти про винятки та інші наявні докази.
5. Визначте ймовірну причину:Визначте, чи сталася різниця внаслідок помилки отримання, помилки розташування, пропуску транзакції, пошкодження, проблеми з комплектуванням чи іншої причини.
6. Погодьтеся на наступну дію:Дотримуйтеся узгодженого процесу спілкування з клієнтом і затвердження виправлень, претензій або розміщення запасів.
7. Задокументуйте результат:Запишіть результати дослідження, дозволені коригування та коригувальні дії.

Наприклад, якщо WMS показує п’ять піддонів, але лише чотири знайдено у призначеній позиції стелажа, склад повинен перевірити останні записи про переміщення та інші відповідні місця, перш ніж зробити висновок, що одного піддону бракує.

Розслідування має відрізняти підтверджені факти від можливих пояснень. Якщо наявні докази не можуть встановити причину, у звіті має бути зазначено, що розбіжність залишається невирішеною, а не представлення припущення як підтвердженого висновку.

8. Погодьтеся щодо обов’язків і графіків звітування

Контроль запасів — це спільний операційний процес між постачальником 3PL і його клієнтами. Спори можуть стати складнішими для вирішення, коли сторони мають різні очікування щодо того, що потрібно перевірити, які докази необхідно надати або коли потрібно повідомити про розбіжності.

Угоди з клієнтами та робочі процедури мають роз’яснювати відповідальність щодо таких питань, як:

• Надання точної попередньої інформації про відвантаження та продукт.
• Підтвердження SKU, кількості та вимог до обробки.
• Документальне оформлення нестачі, надлишку товару та видимих ​​пошкоджень при отриманні.
• Дозволити коригування запасів, якщо це необхідно.
• Повідомлення про розбіжності в наборі, доставці та інвентарі.
• Надання доказів оспорюваних правочинів.
• Визначення контактів для ескалації для невирішених випадків.

Терміни звітності повинні бути узгоджені заздалегідь і відображати послуги, що надаються. Наприклад, сторони можуть визначити, коли потрібно повідомляти про виняток отримання та як швидко слід надавати оновлення розслідування.

Також корисно організувати регулярні зустрічі для перевірки повторюваних розбіжностей. Спільний перегляд шаблонів може допомогти обом сторонам виправити проблеми, пов’язані з виробництвом, наприклад неточну інформацію про доставку або нечіткі правила ідентифікації продукту.

9. Використовуйте підрахунок циклів для раннього виявлення проблем

Регулярний підрахунок циклів може виявити відмінності в кількості та місці, перш ніж вони переростуть у більші операційні суперечки. Замість того, щоб чекати скарги клієнта чи повної інвентаризації, складські команди перевіряють вибрані SKU, позиції стелажів або групи запасів відповідно до запланованого графіка.

Частота підрахунку повинна відображати ризики запасів на складі, обсяг транзакцій, вартість продукту, попередні розбіжності та вимоги до експлуатації.

Під час підрахунку персонал повинен перевірити ідентичність продукту, фізичну кількість, розташування стелажа та відповідний статус запасів. Якщо виявлено різницю, склад має дослідити її, перш ніж вносити коригування.

Підрахунок циклів є найбільш корисним, коли він пов’язаний із процесом коригувальних дій. Якщо однаковий тип невідповідності неодноразово виникає під час отримання або поповнення, склад має переглянути цей робочий процес замість того, щоб покладатися виключно на більш часті підрахунки.

Докладніше дивяк керувати підрахунком циклу інвентаризації палетних стелажів на складі.

10. Зберігайте надійні докази для претензій щодо інвентаризації

Чіткі докази допомагають оператору 3PL і клієнту зрозуміти, що сталося, і прийняти рішення щодо відповідного наступного кроку. Вимоги до доказів мають бути пропорційними до операції та визначені в угоді про надання послуг або операційній процедурі.

Залежно від ситуації корисні записи можуть включати:

• Документи здачі та звіти про прийом.
• Ідентифікатори продукту, палети або відправлення.
• Транзакції інвентаризації з позначкою часу.
• Облік змін розташування стелажів.
• Фотографії пошкоджених товарів або умов доставки.
• Записи про комплектування, пакування та відправлення.
• Затверджені коригування запасів.
• Нотатки про розслідування та повідомлення клієнтів.

Записи слід зберігати відповідно до політики організації щодо зберігання документів, угод із замовником та відповідних вимог. Необхідно також контролювати доступ до даних інвентаризації клієнтів, щоб конфіденційна інформація була доступна лише авторизованому персоналу.

Мета - не збирати папери без мети. Це збереження достатньо надійної інформації для відстеження руху запасів, перевірки винятків і пояснення того, як було прийнято рішення.

11. Вимірюйте точність інвентаризації та тенденції суперечок

Склад 3PL може використовувати операційні індикатори для виявлення повторюваних проблем інвентаризації та оцінки ефективності коригувальних дій.

Показники слід інтерпретувати в контексті. Велика кількість коригувань, наприклад, може вказувати на слабкість процесу, але також може вказувати на краще виявлення раніше незареєстрованих помилок. Перегляд причин разом із цифрами дає більш корисну картину ефективності контролю запасів.

12. Поширені помилки, які збільшують суперечки щодо інвентаризації

Оновлення запасів без фізичної перевірки

Зміна кількості системи лише тому, що вона відрізняється від звіту клієнта, може приховати справжню причину. Перш ніж затверджувати коригування, перевірте відповідну історію акцій і транзакцій.

Залишення тимчасових місць поза системою

Товари, розміщені в зонах переповнення, розміщення або перевірки, може стати важко відстежити, якщо їх місцезнаходження не зареєстровано. Тимчасові місця розташування повинні бути включені в процес контролю запасів.

Змішування подібних продуктів без чіткої ідентифікації

Схожа упаковка або опис продукту можуть призвести до помилок при виборі та отриманні. Використовуйте ідентифікаційні поля та ярлики, які вимагаються процедурами інвентаризації складу.

Неможливість зареєструвати пошкоджені або утримувані запаси

Якщо пошкоджені або обмежені запаси залишаються зареєстрованими як доступні, клієнт може очікувати, що товари не можуть бути випущені. Оновіть статус інвентаризації та задокументуйте виняток відповідно до узгодженого процесу.

Спираючись на неформальне спілкування

Лише усні пояснення можуть не надати достатньо інформації для вирішення спірної транзакції пізніше. Важливі рішення, схвалення та висновки мають бути задокументовані у відповідній системі або записі.

Виправлення окремих помилок без усунення їх причин

Повторювані розбіжності можуть вказувати на те, що процедура отримання, комплектування, передачі або навчання потребує вдосконалення. Перегляньте закономірності, що повторюються, і призначте відповідальній особі чи групі дії щодо виправлення.

Контрольний список із запобігання спорам щодо запасів 3PL

Керівники складу можуть використовувати наступний контрольний список під час перегляду процедур контролю запасів з клієнтами.

Часті запитання

Що викликає суперечки щодо запасів між складами 3PL і клієнтами?

Поширені причини включають різницю в отриманій кількості, незареєстровані рухи запасів, неправильне розташування стелажів, помилки при комплектуванні, пошкоджені товари, нечіткість права власності на запаси та непослідовні записи про стан запасів.

Як склад 3PL може підтвердити отримання інвентаризації?

Склад може вести записи про отримання, які ідентифікують відправлення, продукт, перевірену кількість, дату отримання та будь-які винятки. Супровідні документи та фотографії також можуть бути корисними, якщо це необхідно.

Що повинен робити 3PL, якщо фізична інвентаризація не відповідає WMS?

Перевірте фізичну інвентаризацію, перегляньте відповідні місця та історію транзакцій, вивчіть підтверджуючі документи та з’ясуйте ймовірну причину. Будь-яке коригування має відповідати процедурам авторизації та документації складу.

Як склади 3PL можуть запобігти змішуванню запасів різних клієнтів?

Використовуйте чіткі записи про власність клієнтів, послідовні ідентифікатори продуктів, визначені правила розташування та процедури перевірки транзакцій. Спільні складські зони слід використовувати лише там, де складські системи та правила експлуатації можуть підтримувати надійну ідентифікацію запасів.

Чи впливають палетні стелажі на запобігання спорам щодо запасів?

так Чітко організоване розташування стелажів і узгоджена ідентифікація розташування можуть допомогти співробітникам знайти продукти та перевірити фізичні запаси. Однак також необхідні точні інвентаризаційні записи та дисципліновані процедури транзакцій.

Як часто склад 3PL повинен звіряти інвентар зі своїми клієнтами?

Відповідний графік залежить від обсягу транзакції, ризику запасів, угод із клієнтами та попередніх розбіжностей. Регулярні звіти та заплановані перевірки можуть допомогти виявити відмінності на ранній стадії, тоді як підрахунок циклів забезпечує постійну фізичну перевірку.

Висновок

Запобігання суперечкам щодо запасів між складами 3PL та їхніми клієнтами вимагає постійного зв’язку між фізичними товарами, розташуванням складів, системними транзакціями та клієнтськими угодами. Точне отримання, чітке право власності на запаси, задокументований рух запасів і структурований процес розслідування невідповідностей – усе це допомагає зменшити невизначеність.

Оператори складів також повинні використовувати підрахунок циклів і перевірку продуктивності, щоб виявити повторювані проблеми, перш ніж вони вплинуть на замовлення клієнтів або комерційні відносини. Коли виникають розбіжності, надійні докази та чітко визначені обов’язки полегшують встановлення того, що сталося, та узгодження наступних кроків.

Поєднуючи організоване зберігання піддонів з точними інвентаризаційними записами та послідовними операційними процедурами, склади 3PL можуть покращити відстеження запасів, підтримати більш надійне виконання замовлень і побудувати міцніші відносини з клієнтами.

JINHUI Rack пропонує рішення для промислових палетних стелажів для різних складських вимог до зберігання. Щоб вибрати відповідну конфігурацію для зберігання, поділіться з командою планом свого складу, розмірами піддонів, вимогами до навантаження та операційними потребами.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

Електронна пошта: info@jhrack.com